Faktura bez NIP – wszystko, co powinieneś wiedzieć

Faktura bez NIP to termin, który często budzi wiele niejasności, jednak wystawianie takiego dokumentu staje się również coraz bardziej popularne. Czym właściwie jest taka faktura? W poniższym artykule wyjaśniamy, co to znaczy “faktura bez NIP nabywcy”, kto, komu i w jaki sposób może ją wystawić.

Faktura imienna bez NIP – co to jest?

Faktura bez NIP, czasem określana również jako faktura imienna bez NIP nabywcy, odnosi się do sytuacji, w której wystawca dokumentu nie ma obowiązku umieszczenia na nim Numeru Identyfikacji Podatkowej – NIP nabywcy. W zasadzie podawanie tego numeru na fakturze jest konieczne jedynie w przypadkach, gdy nabywca jest zidentyfikowany dla podatku VAT w Polsce, czyli jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony.

Sam numer NIP jest potrzebny do identyfikacji stron transakcji podatkowej. Jednakże, nie zawsze jest wymagany, a w niektórych przypadkach jest nawet niedopuszczalny. Mówimy wtedy o fakturze bez NIP. Zamiast tego numeru, na fakturze powinno się umieścić imię, nazwisko i adres osoby fizycznej, która jest nabywcą.

Faktura bez NIP – kto i komu może ją wystawić?

Zgodnie z informacją dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 6 lutego 2020 roku, w przypadku gdy nabywcą jest osoba fizyczna, która nie prowadzi działalności gospodarczej i nie jest podatnikiem VAT w Polsce ani w innym kraju Unii Europejskiej, a faktura nie będzie wykorzystywana do rozliczeń VAT, można wystawić fakturę bez NIP. Faktura powinna być wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym usługi lub towary zostały dostarczone nabywcy. Jeżeli wniosek o wystawienie faktury zostanie złożony ponad miesiąc po dokonanej transakcji, fakturę należy wystawić najpóźniej w ciągu 15 dni od daty zgłoszenia. Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej i nieposiadająca NIP ma z kolei 3 miesiące (licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty) na to, by zwrócić się do sprzedawcy z żądaniem wystawienia faktury VAT. 

Fakturę na rzecz osoby prywatnej należy wystawić m.in. wtedy, gdy podatnik zwolniony jest z kasy fiskalnej i każdą sprzedaż dokumentuje fakturą przychodową. 

Przede wszystkim faktura bez NIP może być wystawiona w przypadku sprzedaży towarów lub usług na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Oznacza to, że jeśli nabywcą jest osobą indywidualna, niezarejestrowana jako przedsiębiorca, wystawca może skorzystać z faktury na osobę fizyczną bez NIP.

Faktura bez NIP – jak wystawić?

Zgodnie z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, na żądanie nabywcy (także osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, niebędących podatnikiem VAT i nieposiadających NIP) podatnik ma obowiązek wystawienia faktury VAT na nazwisko nabywcy.

Wystawienie faktury bez NIP nie różni się zasadniczo od wystawiania tradycyjnej faktury. Aby wystawić taki dokument, wystawca powinien wypełnić go zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi faktur VAT. W praktyce oznacza to, że faktura musi zawierać szereg podstawowych informacji, takich jak: nazwa i adres sprzedawcy, data wystawienia faktury, numer dokumentu, opis sprzedanych towarów lub usług, kwota netto i VAT, a także podsumowanie kwoty brutto. Ważne jest również uwzględnienie przepisów dotyczących obowiązkowej numeracji faktur.

Wedle obowiązujących przepisów w przypadku np. kas z elektronicznym zapisem kopii oraz kas on-line, kasa może – ale nie musi – wystawiać faktury. Jeśli więc sprzedawca nie ma możliwości wystawienia faktury bez NIP za pomocą kasy, musi skorzystać z innego rozwiązania i zrobić to np. przy pomocy programu komputerowego.

W przypadku faktur elektronicznych lub wystawianych przez systemy online, pole NIP jest zwykle obowiązkowe. Jeśli faktura jest wystawiana na osobę nieposiadającą NIP, pole to należy wypełnić słowem „BRAK”.

Faktura bez NIP a koszty

Warto również wspomnieć o kosztach związanych z fakturami bez NIP, ponieważ często pojawia się pytanie, czy taki dokument może być ujęty jako koszt. Nierzadko zdarza się, że przedsiębiorcy obawiają się utraty prawa do odliczenia podatku VAT, jeśli wystawią taką fakturę. Jednakże, jeżeli spełnione są wszystkie wymagane warunki (transakcja związana jest z działalnością), taki dokument nadal może być uznany za dokument księgowy uprawniający do odliczenia podatku VAT.

Podsumowując, faktura bez NIP jest w pełni legalna i nie stanowi zagrożenia dla prawidłowego rozliczenia podatkowego. Istotne jest jednak, aby zawsze pamiętać o prawidłowym wypełnieniu wszystkich danych nabywcy.