Jaką czcionką należy pisać pisma urzędowe?

Jaka czcionka będzie najlepsza do dokumentów? Okazuje się, że wiele osób zadaje sobie to pytanie. Większość z nas miała bądź w przyszłości będzie miała okazję samemu stworzyć jakiś dokument urzędowy. Są ścisłe zasady dotyczące tego, jak mają wyglądać takie pisma. Jedna z nich dotyczy właśnie zastosowania konkretnej czcionki.

Czcionka urzędowa – dlaczego ma znaczenie?

Dokumentacja prawnicza i urzędowa powinna być możliwie spójna, dlatego niezbędne jest wprowadzenie konkretnych zasad. Ciężko wyobrazić sobie każde podanie, wniosek czy formularz stworzone w zupełnie innym stylu. Wprowadziłoby to chaos i z pewnością utrudniłoby pracę urzędnikom. Poza tym forma oraz treść pisma urzędowego odpowiadają za pierwsze wrażenie osoby, która je wysłała oraz czytelność komunikatu. W wielu przypadkach ma to ogromne znaczenie. Z drugiej strony, kierowanie się odpowiednimi zasadami w tworzeniu pism urzędowych i prawniczych świadczy o profesjonalizmie pracownika oraz np. samej kancelarii. Takie na pozór niewielkie detale mają ogromne znaczenie.

Czcionka urzędowa, jej font i rozmiar ma ogromny wpływ na odbiór naszego pisma. Może nadać mu profesjonalny i oficjalny charakter. Dotyczy to przede wszystkim pism procesowych oraz tych, które dostarczamy do urzędu.

Czym jest czcionka urzędowa?

Czcionką urzędową nazywana jest właściwie grupa fontów (jest to rodzaj pisma dla komputera lub drukarki), które uznawane są za najlepsze dla pism urzędowych i procesowych. Mówiąc o czcionce urzędowej mamy więc na myśli te kroje pisma, które funkcjonują powszechnie i nie są wykorzystywane jedynie w urzędach. Odpowiednie czcionki są dostępne praktycznie w każdym darmowym edytorze tekstu. 

Pisma urzędowe – jaka czcionka i rozmiar?

Jaka czcionka do dokumentów? Wiele osób zastanawia się nad odpowiedzią na to pytanie, gdy otwiera edytor tekstu z zamiarem napisania oficjalnego pisma. Najważniejsza jest przejrzystość, zbyt ozdobne czcionki nie zostaną dobrze odebrane. Również kroje czcionek, które nie przewidują polskich znaków nie będą najlepszym pomysłem. Wtedy tekst nie wygląda profesjonalnie. 

Jednym z najlepszych wyborów będzie szeryfowa czcionka Times New Roman, która jest jedną z najpopularniejszych na całym świecie. Prawnicy wskazują też m.in. na font o nazwie Garamond czy Helvetica. Inne źródła mówią o czcionce Calibri. Ogólnie każda z nich jest bardzo prosta i to powinno być dla nas wyznacznikiem, a wybrany font zawsze musi być konsekwentny dla całego dokumentu. Należy unikać jednak czcionek przypominających pismo odręczne, takich, które deformują litery lub tworzą różne złudzenia optyczne, np. Comic Sans. Nie należy również nadużywać zapisywania tekstu kursywą (pismo pochyłe) lub pogrubiania go, te sposoby można wykorzystać jedynie “raz na jakiś czas” dla podkreślenia najważniejszych elementów, zdań czy dat. 

Nie należy jednak stosować podkreśleń, łączyć kilku rodzajów wyróżnień jednocześnie – np. pogrubionej kursywy, stosować jako wypunktowania kwadratów, gwiazdek i znaków graficznych tego typu. Źle odbierane jest również pisanie tekstu WIELKIMI LITERAMI

Pisma urzędowe – formatowanie

W kwestii doboru odpowiedniej czcionki urzędowej do dokumentów, oprócz samego fontu ma znaczenie również jej rozmiar oraz to, w jaki sposób sformatujemy tekst. Najbardziej optymalnym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie wybór rozmiaru 11 lub 12 punktów.  W przypadku elementów, które nie stanowią integralnej części tekstu, np. jeśli jest to spis załączników to wielkość czcionki może wynosić 10 punktów. Tytuły z kolei powinny być napisane większą czcionką, aby wyróżniały się na tle tekstu, jednak lepiej nie przekraczać wielkości 14 punktów.

Jeśli chodzi o interlinie, warto wybrać te o wartości 1,5 – to sprawi, że tekst będzie dużo bardziej przejrzysty. Kolejnym etapem formatowania jest ustawienie odpowiedniego marginesu, powinien on wynosić od 2 do 3 cm. Tekst warto podzielić na akapity, to również sprawi, że stanie się on znacznie bardziej przejrzysty, a także zrozumiały. W ten sposób zminimalizujemy ryzyko powstania jakichkolwiek nieporozumień.