Godziny nadliczbowe – jak obliczyć, jaka stawka, kogo obowiązują?

Godzinami nadliczbowymi nazywane są te, które pracownik musi spędzić w pracy, mimo że jego ustalona norma i grafik na dany dzień zakłada co innego. Warto zwrócić uwagę również na to, że godziny nadliczbowe naliczane są w sytuacji, gdy to pracodawca wyda wyraźne polecenia pozostania w miejscu pracy dłużej. Jeśli pracownik robi to z własnej inicjatywy i bez wiedzy przełożonego – tego czasu nie zaliczamy do godzin nadliczbowych. Normę w tej kwestii reguluje art. 129 Kodeksu pracy, który mówi o przepracowaniu nie więcej niż 8 godzin w ciągu doby, co w skali tygodnia daje 40 godzin. 

Jak obliczyć nadgodziny?

Pracą nadliczbową możemy nazwać tę pracę, która:

• trwa dłużej niż 8 godzin na dobę – jeżeli tego dnia pracownik według obowiązującego go harmonogramu miał pracować 8 godzin lub mniej;
• trwa dłużej niż 8 godzin na dobę – jeżeli wynika to z rozkładu czasu pracy pracownika;
• trwa dłużej niż 40 godzin w tygodniu w okresie rozliczeniowym.

Jeśli jednak u pracownika występuje niejednoznaczna sytuacja i musi on wyliczyć i zweryfikować to, czy przysługuje mu dodatkowe wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, może to zrobić w następujący sposób:

• należy zsumować faktycznie przepracowany czas pracy i liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności, a następnie:
• odjąć liczbę godzin, za które pracownik otrzymał dodatek z tytułu przekroczenia normy dobowej, po czym:
• odjąć iloczyn liczby dni wykraczających poza pełne tygodnie okresu rozliczeniowego pomiędzy poniedziałkiem a piątkiem i 8 godzin, a następnie:
• podzielić otrzymany wynik przez liczbę tygodni okresu rozliczeniowego.

Jeżeli otrzymany wynik jest wyższy niż 40 godzin, możemy wtedy uznać, że zatrudniony pracował w godzinach nadliczbowych.

Godziny nadliczbowe – kiedy są obowiązkowe, a kiedy niedozwolone?

Ta informacja może wydać się dla niektórych zaskoczeniem, jednak praca w godzinach nadliczbowych jest obowiązkowa, o ile pracodawca wyda takie polecenie. Musi on jednak mieć podstawy do zarządzenia dodatkowych godzin pracy. Takie prawo przysługuje mu, gdy warunkują to:

• szczególne potrzeby pracodawcy;
• oraz gdy występuje ‘konieczność prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia lub środowiska albo usunięcia awarii’. 

Praca w godzinach nadliczbowych powinna występować jedynie w sytuacjach wyjątkowych. Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 26 maja 2000 roku, I PKN 667/00, pracodawca nie może więc np. zaplanować nadgodzin z góry. Te muszą zawsze wynikać z niezaplanowanych potrzeb związanych z prowadzeniem działalności. Z kolei nieuzasadniona odmowa pracy w wymiarze nadgodzin ze strony pracownika, jest naruszeniem jego obowiązków. W skrajnych przypadkach może to być nawet podstawą do rozwiązania umowy o pracę pomiędzy stronami.

Pracodawca mimo, że może mieć wyraźny powód, aby polecić pracownikom pracę w godzinach nadliczbowym, nie może tego zlecić:

• kobietom w ciąży;
• młodocianym;
• pracownikom wykonującym swoją pracę na stanowiskach, na których przekroczone są najwyższe dopuszczalne stężenia lub natężenia czynników szkodliwych dla zdrowia;
• pracownikom posiadającym zaświadczenie lekarskie o konieczności czasowego wstrzymania się od pracy w godzinach nadliczbowych, wydane na podstawie przepisów szczególnych;
• pracownikom niepełnosprawnym, chyba że pracownik niepełnosprawny jest zatrudniony przy pilnowaniu lub lekarz przeprowadzający badania profilaktyczne pracownika, a w razie jego braku – lekarz sprawujący opiekę nad tą osobą – wyrazi zgodę na niestosowanie zakazu;
• W wyjątkowej sytuacji znajdują się również ci pracownicy, którzy opiekują się dzieckiem, do momentu ukończenia przez nie 4 roku życia. Taka osoba może pracować w godzinach nadliczbowych, tylko jeśli sam wyrazi na to zgodę.

Ile za nadgodziny – stawka

Praca w godzinach nadliczbowych powinna być rekompensowana czasem wolnym bądź dodatkiem. Konkretna stawka za godziny nadliczbowe jest uregulowana przepisami Kodeksu pracy. To art. 1511 ust. 1 dokładnie określa przysługujące stawki za dodatkowy czas pracy. 

Dodatek 100% obowiązuje w przypadku:

• pracy w nocy;
• pracy w niedzielę i święta niebędące dla pracownika dniami pracy, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy;
• dnia wolnego od pracy udzielonego pracownikowi w zamian za pracę w niedzielę lub w święto, zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy; 
• gdy jest to praca przekraczająca przeciętną 40-godzinną tygodniową normę czasu pracy. 

Dodatek 50% obowiązuje w przypadku:

• pracy w godzinach nadliczbowych w dni, które są dla pracownika dniami pracy (w tym “robocze” niedziele i święta);
• pracy, która przypadła na dzień wolny od pracy wynikający z rozkładu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy oraz w dni wolne od pracy równoważące podwyższenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin (w systemie równoważnego czasu pracy). 

Od jakiej kwoty wylicza się procentowy dodatek za przepracowane nadgodziny? Otóż wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczenia odpowiedniego dodatku, obejmuje wynagrodzenie pracownika wynikające z jego osobistego zaszeregowania. Jest ono stawką miesięczną lub godzinową. Jeśli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania, wtedy podstawę do obliczeń będzie stanowiła kwota 60% wynagrodzenia.

Pracownik ma również prawo do nieprzyjęcia dodatkowego wynagrodzenia na poczet przyznania mu czasu wolnego. Jeśli taka jest jego wola, może on złożyć pisemny wniosek. Wtedy wolne jest udzielane w tym samym wymiarze co liczba przepracowanych godzin. W takim przypadku może ono zostać przydzielone także poza okresem rozliczeniowym, w którym wystąpiła praca w godzinach nadliczbowych. W przypadku zamiany dodatku wynikającego z przepracowanych nadgodzin na czas wolny od pracy bez wcześniejszego składania wniosku – przyznaje się je w wymiarze o połowę wyższym niż liczba przepracowanych godzin nadliczbowych. Powinno się to odbyć najpóźniej do końca okresu rozliczeniowego.

Inną formę odebrania równowartości za pracę w godzinach nadliczbowych jest ryczałt. Obowiązuje to jednak tych pracowników, którzy wykonują swoją pracę stale poza zakładem pracy. Wówczas wysokość tego ryczałtu powinna odpowiadać przewidywanemu wymiarowi czasu pracy w godzinach nadliczbowych.

Maksymalna liczba godzin nadliczbowych

Praca w godzinach nadliczbowych musi być ograniczona. Zgodnie z prawem jest ona limitowana w skali doby, tygodnia (w okresie rozliczeniowym) i roku kalendarzowego. W kwestii maksymalnej liczby godzin nadliczbowych w skali dobry, wynika to pośrednio z przepisów Kodeksu pracy, mówiących o ‘odpoczynku dobowym’. Zgodnie z prawem musi on trwać 11 godzin, a więc analogicznie czas pracy nie może przekroczyć 13 godzin w ciągu doby.

W kwestii ograniczeń związanych z tygodniowym czasem pracy, łącznie z nadgodzinami nie może on przekraczać przeciętnie 48 godzin w przyjętym okresie rozliczeniowym. 

Jeśli chodzi natomiast o rok kalendarzowy, to liczba nadgodzin nie może przekroczyć 150. Również i w tej kwestii jest wyjątek – w układzie zbiorowym pracy, w regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, jest dopuszczalne ustalenie innej liczby godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym niż 150. Wskutek tego nie może jednak dojść do przekroczenia przeciętnej 48-godzinnej tygodniowej normy czasu pracy. Kwestia ta zależy od zgody pracodawcy i pracownika.

Inne zasady dotyczą tych pracowników, którzy są zatrudnieni w niepełnym wymiarze czasu pracy. Wówczas zarówno pracodawca, jak i pracownik sami ustalają liczbę nadgodzin. Zapisują to w treści umowy o pracę.

Godziny nadliczbowe a pracownicy kadry kierowniczej

Jest jedna grupa pracowników, których obowiązują inne zasady, związane z pracą w godzinach nadliczbowych. Dotyczą one osób zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy (pracowników kierujących jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępców), pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy, głównych księgowych oraz kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych. Zgodnie z art. 1514 wykonują oni – w razie konieczności – pracę poza normalnymi godzinami pracy bez prawa do wynagrodzenia oraz dodatku z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych. Takim pracownikom przysługuje jednak prawo odebrania innego dnia wolnego bądź wynagrodzenia z dodatkiem w przypadku pracy w godzinach nadliczbowych w niedzielę i święta.